راهنمای کامل دریافت مجوز غرفه سازی و قوانین نمایشگاه بین المللی تهران در سال ۱۴۰۴. با مراحل ثبت نام در سامانه، مدارک لازم، محدودیت های ارتفاع و نکات فنی ساخت غرفه آشنا شوید. مشاوره رایگان با گروه ویونا.
تصور کنید ماه ها برای طراحی غرفه خود وقت گذاشته اید، بودجه سنگینی را تخصیص داده اید و تیم بازاریابی شما آماده درخشش در نمایشگاه است. اما درست در روز تحویل زمین، متوجه می شوید که اجازه ورود تجهیزات و ساخت غرفه به شما داده نمی شود! دلیل؟ عدم دریافت مجوز غرفه سازی یا نقص در مدارک فنی. این کابوس بسیاری از مشارکت کنندگان است که قوانین پیچیده و بروکراسی اداری نمایشگاه بین المللی تهران را نادیده می گیرند. پروسه دریافت مجوزها، تایید نقشه های فنی و رعایت استانداردهای ایمنی، گاهی از خودِ طراحی و اجرا پیچیده تر است.
ما در مجتمع خدمات نمایشگاهی ویونا، با سال ها تجربه و استقرار دائم در سالن ۱۲ نمایشگاه بین المللی تهران، بارها شاهد سرگردانی شرکت ها در راهروهای ستاد برگزاری بوده ایم. هدف ما این است که شما بدون درگیری با کاغذبازی های اداری، تنها روی اهداف تجاری خود تمرکز کنید. اگر در هر مرحله ای از پروسه دریافت مجوز یا ساخت غرفه نیاز به راهنمایی داشتید، تیم فنی ما در کنار شماست.
- شماره تماس مشاوره فوری: ۰۹۱۹۲۴۲۳۷۰۲ و ۰۲۱۷۷۹۵۲۲۷۸
- آدرس ما: نمایشگاه بین المللی تهران، سالن ۱۲
- اینستاگرام: viona._group
در این مقاله بسیار جامع و تخصصی، تمامی مراحل، مدارک، هزینه ها و قوانین ریز و درشتی که برای اخذ مجوز غرفه سازی نیاز دارید را موشکافی می کنیم.
مجوز غرفه سازی چیست و چرا حیاتی است؟
مجوز غرفه سازی سندی قانونی و مکتوب است که توسط مدیریت فنی و مهندسی شرکت سهامی نمایشگاه های بین المللی صادر می شود. این مجوز به شرکت پیمانکار (غرفه ساز) اجازه می دهد تا در بازه زمانی مشخص (معمولاً ۳ تا ۴ روز قبل از افتتاحیه)، وارد سالن شده و طبق نقشه های تایید شده، عملیات ساخت وساز را انجام دهد. بدون این مجوز، حراست نمایشگاه اجازه ورود حتی یک قطعه چوب یا ابزار را به شما نخواهد داد. هدف از صدور این مجوز، اطمینان از رعایت استانداردهای ایمنی (Safety)، ایستایی سازه، عدم آسیب به سالن و رعایت حریم همسایگان است.
دریافت این مجوز صرفاً یک تشریفات اداری نیست؛ بلکه تضمین کننده امنیت جانی پرسنل و بازدیدکنندگان است. سازه ای که بدون محاسبات مهندسی و تاییدیه فنی ساخته شود، ممکن است فرو بریزد یا باعث آتش سوزی شود. بنابراین، نمایشگاه با سخت گیری فراوان، تنها به طرح هایی مجوز می دهد که توسط شرکت های دارای گرید (رتبه) و صلاحیت فنی ارائه شده باشند.
پیش نیازهای دریافت مجوز: انتخاب غرفه ساز مجاز
اولین و مهم ترین قدم در مسیر دریافت مجوز غرفه سازی، انتخاب پیمانکار است. طبق قوانین جدید نمایشگاه بین المللی تهران، اشخاص حقیقی یا تیم های نجاری معمولی اجازه دریافت مجوز را ندارند. تنها شرکت های حقوقی که عضو “انجمن غرفه سازان” باشند و دارای گرید (رتبه) معتبر از A تا E باشند، می توانند در سامانه ثبت نام کنند.
اهمیت گرید (Grade) پیمانکار
- گرید A و B: مجاز به ساخت غرفه با هر متراژی (حتی بالای ۵۰۰ متر) و سازه های دو طبقه.
- گرید C و D: مجاز به ساخت متراژهای متوسط.
- گرید E: محدود به متراژهای کوچک و سازه های ساده.
اگر متراژ غرفه شما بالاست، حتماً باید با شرکت های دارای رتبه بالا قرارداد ببندید. برای شناخت بهتر شرکت های معتبر و جلوگیری از کلاهبرداری های احتمالی، پیشنهاد می کنیم مقاله مقایسه شرکت های خدمات نمایشگاهی در تهران را مطالعه کنید.
سامانه صدور مجوز و مراحل ثبت نام
در سال های اخیر، فرآیند صدور مجوز از حالت دستی خارج شده و کاملاً الکترونیکی شده است. سامانه صدور مجوز غرفه سازی، پلتفرمی است که پیمانکار باید تمامی مدارک را در آن بارگذاری کند.
گام ۱: معرفی پیمانکار توسط مشارکت کننده
شرکت مشارکت کننده (شما) باید طی یک نامه رسمی در سربرگ شرکت، پیمانکار خود را به ستاد برگزاری معرفی کند. این نامه باید شامل نام کامل پیمانکار، شماره ثبت و متراژ دقیق غرفه باشد.
گام ۲: بارگذاری نقشه های فنی
غرفه ساز موظف است نقشه های زیر را با فرمت اتوکد یا PDF در سامانه آپلود کند:
- پلان معماری: شامل ابعاد دقیق، چیدمان، و متریال مصرفی.
- پلان اندازه گذاری: فاصله دقیق از راهروها و غرفه های مجاور.
- نماهای جانبی (Elevations): برای بررسی ارتفاع سازه و دید همسایگان.
- نقشه برق (Electrical Plan): محل قرارگیری تابلو برق، نوع کابل ها، تعداد هالوژن ها و محاسبه بار مصرفی (آمپر).
- پرسپکتیو رنگی (3D Render): تصویر نهایی غرفه برای بررسی زیبایی شناسی و تطابق با شئونات.
گام ۳: واریز وجه ضمانت نامه
پیمانکار باید مبلغی را به عنوان ضمانت “حسن انجام کار” و “تخریب” به حساب نمایشگاه واریز کند یا چک تضمین بسپارد. این مبلغ برای اطمینان از این است که پیمانکار پس از پایان نمایشگاه، غرفه را تخریب کرده، نخاله ها را خارج می کند و آسیبی به کف سالن نمی زند.
مدارک مورد نیاز برای صدور مجوز غرفه سازی
لیست مدارکی که باید آماده کنید تا پروسه بدون وقفه طی شود عبارتند از:
- کپی قرارداد فی مابین مشارکت کننده و غرفه ساز.
- بیمه نامه مسئولیت مدنی (بی نام) برای کارگران و اشخاص ثالث.
- فرم های تعهدنامه محضری (رعایت مقررات ایمنی و فنی).
- فیش واریزی هزینه های ساخت وساز (به ازای هر متر مربع).
- تاییدیه مهندس ناظر (برای سازه های خاص یا دو طبقه).
توجه داشته باشید که هرگونه نقص در این مدارک، صدور مجوز را به تعویق می اندازد. برای آشنایی با جزئیات قراردادها و نکات حقوقی، مطالعه نکات حقوقی مهم در نمونه قرارداد غرفه سازی نمایشگاهی بسیار راهگشا خواهد بود.
قوانین نمایشگاه بین المللی در خصوص ارتفاع و ساختار
یکی از چالش برانگیزترین بخش های طراحی، رعایت محدودیت های ابعادی است. قوانین نمایشگاه بین المللی در مورد ارتفاع بسیار سخت گیرانه است.
محدودیت ارتفاع
- ارتفاع استاندارد: حداکثر ارتفاع مجاز برای ساخت وساز در اکثر سالن های نمایشگاه بین المللی تهران، ۴.۵ متر است.
- سالن های خاص: در برخی سالن ها مانند سالن های سری ۲۵ یا سالن میلاد (طبقه بالا)، ممکن است محدودیت ارتفاع کمتر (مثلاً ۳.۵ متر) باشد.
- کف سازی: ارتفاع کف سازی (سکوی چوبی) نباید از ۱۰ تا ۱۵ سانتی متر تجاوز کند، مگر با مجوز خاص.
قوانین غرفه های دو طبقه
ساخت غرفه دو طبقه نیاز به مجوز جداگانه و پرداخت عوارض مضاعف (معمولاً ۵۰٪ هزینه اجاره زمین برای طبقه دوم) دارد. همچنین ارائه دفترچه محاسبات ایستایی که توسط مهندس عمران مهر و امضا شده باشد، الزامی است.
دید همسایگان
طبق قوانین، شما نباید دید غرفه های همسایه را کور کنید. دیوارهای مشترک با همسایه ها نباید بیش از حد جلو بیایند یا ارتفاعی داشته باشند که نور غرفه کناری را مسدود کند. معمولاً تا ۱ متر از راهرو اجازه دیوارکشی کامل ندارید و باید دید باز باشد.
قوانین فنی برق و ایمنی
آتش سوزی خط قرمز نمایشگاه است. به همین دلیل، بازرسان ایمنی (HSE) روی سیم کشی ها نظارت دقیقی دارند.
- تابلو برق استاندارد: هر غرفه باید دارای یک تابلو برق مستقل با فیوز مینیاتوری متناسب با مصرف باشد.
- نوع سیم و کابل: استفاده از سیم های نایلوت (Nylon) ممنوع است و باید از کابل های استاندارد با روکش سالم استفاده شود. اتصالات باید با ترمینال انجام شود، نه چسب برق معمولی.
- مصالح نسوز: استفاده از مصالح اشتعال زا مانند یونولیت، پارچه های معمولی یا کارتن پلاست در سقف و دیواره ها ممنوع یا محدود است. چوب ها باید با مواد تاخیرانداز آتش (Fire Retardant) پوشش داده شوند.
- کپسول آتش نشانی: وجود کپسول آتش نشانی ۴ کیلویی پودر و گاز در هر غرفه الزامی است.
اگر قصد نورپردازی خاصی دارید، حتماً قبل از اجرا مقاله اصول نورپردازی غرفه نمایشگاهی برای جذب حداکثری مخاطب را بخوانید تا با استانداردهای مصرف برق آشنا شوید.
کف سازی و محافظت از سالن
یکی از موارد مهم در قوانین نمایشگاه بین المللی، عدم آسیب به کف سالن است.
- ممنوعیت سوراخ کاری: هرگونه سوراخ کردن، رول پلاک زدن یا میخ کوبیدن به کف سنگ یا سرامیک سالن اکیداً ممنوع است. سازه غرفه باید “خودایستا” باشد.
- پوشش کف: معمولاً باید قبل از اجرای پارکت یا موکت، یک لایه نایلون یا موکت محافظ زیر کار پهن شود تا چسب موکت مستقیماً روی سنگ سالن نریزد. جریمه آسیب به کف سالن بسیار سنگین است و از ضمانت نامه کسر می شود.
برای اطلاعات بیشتر درباره متریال های مجاز کف، می توانید به اجاره غرفه نمایشگاهی یا غرفه سازی؟ راهنمای کامل انتخاب مراجعه کنید.
هزینه های مجوز غرفه سازی
علاوه بر هزینه طراحی و اجرا که به پیمانکار می پردازید، هزینه هایی نیز باید مستقیماً به حساب شرکت سهامی نمایشگاه ها واریز شود:
- هزینه ساخت وساز (Construction Fee): مبلغی به ازای هر متر مربع برای نظارت فنی.
- هزینه انشعاب برق: بسته به آمپر درخواستی (تک فاز ۱۵ آمپر، ۳۲ آمپر یا سه فاز).
- هزینه بیمه: حق بیمه مسئولیت مدنی.
- سپرده حسن انجام کار: این مبلغ پس از پایان نمایشگاه و تایید عدم خسارت، عودت داده می شود.
برای برآورد دقیق تر هزینه های کلی، مقاله هزینه هر متر مربع غرفه سازی در سال ۱۴۰۴ چقدر است؟ را از دست ندهید.
بیمه مسئولیت مدنی؛ الزامی و حیاتی
بدون ارائه بیمه نامه معتبر، مجوز غرفه سازی صادر نمی شود. این بیمه باید حوادث احتمالی در طول دوره ساخت (مونتاژ)، دوره برگزاری (۴ روز نمایشگاه) و دوره تخریب (دمونتاژ) را پوشش دهد. این بیمه باید شامل:
- غرامت فوت و نقص عضو کارکنان و اشخاص ثالث (بازدیدکنندگان).
- هزینه های پزشکی.
- خسارت مالی وارده به اموال نمایشگاه یا همسایگان (مثلاً آتش سوزی).
فرآیند دریافت مجوز در نمایشگاه شهر آفتاب
اگرچه تمرکز اصلی این مقاله بر نمایشگاه بین المللی تهران (سئول) است، اما بسیاری از قوانین در نمایشگاه شهر آفتاب نیز مشابه است. با این حال، تفاوت هایی در هزینه ها و سامانه های ثبت نام وجود دارد. اگر در شهر آفتاب غرفه دارید، توصیه می کنیم راهنمای کامل نمایشگاه شهر آفتاب را مطالعه کنید تا با جزئیات خاص آن مجموعه آشنا شوید.
نقش ویونا گروپ در تسهیل دریافت مجوز
ما در مجتمع خدمات نمایشگاهی ویونا، به دلیل داشتن گرید (رتبه) معتبر و حضور دائم در سالن ۱۲، تمامی مراحل اداری و فنی را از طرف شما انجام می دهیم.
- طراحی طبق ضوابط: طراحان ما کاملاً به محدودیت های ارتفاع و قوانین دید مسلط هستند، بنابراین طرح های ما در همان مرحله اول تایید می شوند (Design Approval).
- ثبت نام سیستمی: تیم اداری ما تمام مدارک را در سامانه صدور مجوز بارگذاری و پیگیری می کند.
- رفع نقص فوری: اگر بازرسان فنی ایرادی بگیرند، به دلیل حضور ما در محل، بلافاصله رفع می شود.
اگر هنوز طرحی ندارید و می خواهید با خدمات کامل ما آشنا شوید، صفحه طراحی و ساخت غرفه های نمایشگاهی را ببینید.
نکاتی که باعث رد شدن طرح غرفه می شود
برای جلوگیری از اتلاف وقت، از موارد زیر پرهیز کنید:
- طراحی های ناپایدار: سازه هایی که مهندسین ایستایی آن را تایید نکنند (مثلاً کنسول های طولانی بدون ستون).
- استفاده از مصالح غیرمجاز: مثل سقف های کاذب یکپارچه که مانع عملکرد سیستم اطفاء حریق سالن (Sprinklers) شود. سقف غرفه باید مشبک یا باز باشد.
- کپی برداری: طرح هایی که عیناً کپی غرفه های معروف باشند، ممکن است با تذکر مواجه شوند.
- عدم رعایت شئونات: استفاده از تصاویر یا متون نامناسب در گرافیک محیطی غرفه.
زمان بندی طلایی
زمان در پروسه اخذ مجوز بسیار مهم است.
- ۱ ماه قبل از نمایشگاه: نهایی کردن طرح و قرارداد با غرفه ساز.
- ۲۰ روز قبل: بارگذاری نقشه ها در سامانه.
- ۱۰ روز قبل: واریز وجه و دریافت تاییدیه نهایی.
- ۳ روز قبل: تحویل زمین و شروع ساخت.
تاخیر در هر یک از این مراحل می تواند منجر به جریمه های سنگین (دیرکرد) یا حتی از دست دادن زمان ساخت شود.
پرسش های متداول
۱. آیا خودمان می توانیم برای دریافت مجوز غرفه سازی اقدام کنیم؟
خیر، طبق قوانین جدید، فقط شرکت های غرفه ساز دارای گرید (رتبه) معتبر اجازه ثبت نام و دریافت مجوز در سامانه را دارند. مشارکت کننده فقط باید پیمانکار را معرفی کند.
۲. هزینه دریافت مجوز غرفه سازی چقدر است؟
این هزینه متغیر است و شامل تعرفه نظارت فنی (به ازای متر مربع)، هزینه برق و بیمه است. هر سال این تعرفه ها توسط شرکت نمایشگاه ها اعلام می شود.
۳. آیا برای غرفه های پیش ساخته (تتریس یا اسپیس) هم مجوز لازم است؟
بله، هر نوع ساخت وسازی غیر از پارتیشن بندی استاندارد خود نمایشگاه، نیاز به مجوز دارد. حتی چیدمان تجهیزات سنگین هم نیاز به هماهنگی دارد.
۴. حداکثر ارتفاع مجاز غرفه چقدر است؟
در اکثر سالن ها ۴.۵ متر است. اما در برخی سالن ها ممکن است کمتر باشد. حتماً قبل از طراحی، ارتفاع سالن خود را از راهنمای جامع نمایشگاه بین المللی تهران چک کنید.
۵. اگر غرفه ما دو طبقه باشد، چه مدارکی اضافه می شود؟
ارائه دفترچه محاسبات ایستایی (توسط مهندس سازه)، تعهدنامه محضری جداگانه و پرداخت عوارض طبقه دوم الزامی است.
۶. آیا می توانیم از کف کاذب استفاده نکنیم؟
بله، اما برای عبور سیم های برق و شبکه مجبورید از داکت های روکار استفاده کنید که ظاهر غرفه را زشت می کند. کف کاذب (پارکت روی سکو) برای زیبایی و ایمنی توصیه می شود.
۷. چک تضمین (حسن انجام کار) چه زمانی عودت داده می شود؟
معمولاً ۲۰ تا ۳۰ روز کاری پس از پایان نمایشگاه و پس از تایید مدیر سالن مبنی بر عدم خسارت به سالن و تخلیه کامل نخاله ها.
۸. آیا استفاده از مصالح چوبی در غرفه مجاز است؟
بله، اما چوب ها باید رنگ آمیزی شده یا روکش دار باشند و ترجیحاً با مواد ضد حریق پوشش داده شوند. استفاده از نئوپان خام بدون پوشش ممنوع است.
۹. مجوز برق سه فاز برای چه غرفه هایی لازم است؟
اگر تجهیزات پرمصرف دارید (مثل دستگاه های صنعتی بزرگ، تعداد زیاد پروژکتور، یا اسپرسوسازهای صنعتی)، باید برق سه فاز درخواست دهید. برای مصارف معمولی (لپ تاپ و روشنایی کم)، تک فاز کافیست.
۱۰. اگر مجوز نداشته باشیم، می توانیم تجهیزات را وارد کنیم؟
خیر، درب های بارگیری (Cargo Doors) توسط حراست کنترل می شوند و فقط با داشتن “برگه مجوز ساخت” اجازه ورود کامیون داده می شود.
نتیجه گیری
دریافت مجوز غرفه سازی کلید ورود شما به بزرگترین رویداد تجاری سال است. این پروسه شاید در نگاه اول پیچیده و پر از قوانین دست و پاگیر به نظر برسد، اما با آگاهی از قوانین و انتخاب یک پیمانکار مجرب، به مسیری هموار تبدیل می شود. فراموش نکنید که رعایت قوانین نمایشگاه بین المللی، ضامن امنیت و اعتبار برند شماست.
مجتمع خدمات نمایشگاهی ویونا با تسلط کامل بر قوانین روز، داشتن رتبه معتبر و استقرار فیزیکی در سالن ۱۲، آماده است تا تمام بار مسئولیت های اداری و فنی را از دوش شما بردارد. ما نه تنها غرفه شما را می سازیم، بلکه آرامش خیال را به شما هدیه می دهیم.
برای مشاوره رایگان و بررسی نقشه های خود، همین امروز با ما تماس بگیرید.
اطلاعات تماس:
- تلفن: ۰۹۱۹۲۴۲۳۷۰۲ – ۰۲۱۷۷۹۵۲۲۷۸
- آدرس: تهران، نمایشگاه بین المللی، سالن ۱۲