راهنمای کامل و جامع مراحل ساخت غرفه از طراحی تا اجرا و چیدمان نهایی. با مطالعه این مقاله با تمام جزئیات پروسه غرفه سازی، مجوزها و نکات کلیدی برای حضور موفق در نمایشگاه آشنا شوید.
شرکت در نمایشگاه های بین المللی یکی از قدرتمندترین ابزارهای بازاریابی برای هر کسب و کاری است. اما آیا تا به حال فکر کرده اید که یک غرفه زیبا و چشم نواز چگونه شکل می گیرد؟ بسیاری از مدیران بازاریابی و صاحبان کسب و کار، زمانی که تصمیم به حضور در نمایشگاه می گیرند، با کوهی از سوالات و نگرانی ها درباره زمان بندی، هزینه ها و کیفیت اجرا مواجه می شوند. دانستن دقیق مراحل ساخت غرفه نه تنها استرس شما را کاهش می دهد، بلکه به شما کمک می کند تا بودجه خود را مدیریت کرده و بهترین نتیجه را دریافت کنید.
ما در مجتمع خدمات نمایشگاهی ویونا با سال ها تجربه مستقر در سالن ۱۲ نمایشگاه بین المللی تهران، بارها شاهد بوده ایم که عدم آگاهی از پروسه اجرایی می تواند منجر به خسارت های مالی و زمانی شود. اگر به دنبال یک همراه حرفه ای هستید که از صفر تا صد مسیر در کنار شما باشد، می توانید همین حالا با کارشناسان ما تماس بگیرید.
شماره تماس مشاوره: ۰۹۱۹۲۴۲۳۷۰۲ و ۰۲۱۷۷۹۵۲۲۷۸
آدرس ما: نمایشگاه بین المللی تهران، سالن ۱۲.
در این مقاله مفصل و جامع، ما تمامی مراحل را با جزئیات دقیق بررسی می کنیم تا شما با خیالی آسوده برای رویداد بعدی خود آماده شوید.
مراحل ساخت غرفه
مراحل ساخت غرفه یک فرایند مهندسی و هنری چند مرحله ای است که به طور کلی شامل نیازسنجی و مشاوره اولیه، طراحی سه بعدی و پلان فنی، اخذ مجوزهای ساخت از ستاد برگزاری، ساخت سازه و نجاری در کارگاه، کف سازی و پارکت، مونتاژ قطعات در محل نمایشگاه، سیم کشی و نورپردازی، نقاشی و در نهایت تجهیز و مبلمان می شود. اجرای صحیح و به موقع این مراحل نیازمند یک جدول زمان بندی دقیق (Gantt Chart) و هماهنگی کامل میان تیم طراحی، تیم فنی و کارفرما است تا غرفه ای استاندارد و جذاب در زمان مقرر تحویل داده شود.
این فرایند فقط روی هم گذاشتن چوب و فلز نیست؛ بلکه خلق فضایی است که هویت برند شما را فریاد می زند. بیایید هر مرحله را با ذره بین بررسی کنیم.
قدم اول: برنامه ریزی، بودجه بندی و مشاوره اولیه
قبل از اینکه حتی یک خط روی کاغذ کشیده شود یا یک میخ به چوب کوبیده شود، مهم ترین بخش کار یعنی استراتژی آغاز می شود. بسیاری از شرکت ها این مرحله را نادیده می گیرند و مستقیم سراغ استعلام قیمت می روند، اما بدون برنامه ریزی، مراحل ساخت غرفه با چالش مواجه خواهد شد.
تعیین اهداف و نیازسنجی
شما باید بدانید دقیقاً چرا در نمایشگاه شرکت می کنید.
- آیا هدف شما معرفی محصول جدید است؟
- آیا می خواهید جلسات B2B برگزار کنید؟
- آیا نیاز به فضای انبار بزرگ دارید یا فضای باز برای پذیرایی؟
پاسخ به این سوالات، نوع طراحی و متریال را مشخص می کند. برای مثال، اگر هدف شما برگزاری جلسات خصوصی است، نیاز به اتاق VIP با دیوارهای عایق صدا دارید.
تعیین بودجه
بودجه بندی واقع گرایانه از اتلاف وقت جلوگیری می کند. هزینه های غرفه سازی شامل هزینه طراحی، ساخت، اجاره زمین، و تجهیزات جانبی است. برای اطلاع دقیق از هزینه ها پیشنهاد می کنیم مقاله هزینه هر متر مربع غرفه سازی در سال ۱۴۰۴ چقدر است؟ را مطالعه کنید تا با دید بازتری بودجه خود را تنظیم نمایید.
قدم دوم: انتخاب شرکت غرفه ساز و عقد قرارداد
انتخاب پیمانکار مناسب، سرنوشت حضور شما در نمایشگاه را تعیین می کند. یک شرکت حرفه ای باید دارای گرید (رتبه بندی) از نمایشگاه بین المللی باشد. مجتمع خدمات نمایشگاهی ویونا با داشتن مجوزهای لازم و استقرار در قلب نمایشگاه (سالن ۱۲)، دسترسی سریع و خدمات پشتیبانی فوری را برای شما تضمین می کند.
بررسی رزومه و نمونه کار
فقط به عکس های سه بعدی اکتفا نکنید. عکس های واقعی پروژه های اجرا شده را ببینید. کیفیت فینیشینگ (Finishing)، تمیزی رنگ آمیزی و اتصال دقیق سازه ها در عکس های واقعی مشخص می شود.
عقد قرارداد شفاف
در قرارداد باید تمامی جزئیات ذکر شود:
- نوع متریال مصرفی (نئوپان، MDF، هایگلاس و غیره).
- زمان تحویل (معمولاً ۲۴ ساعت قبل از افتتاحیه).
- تعهدات مالی و شرایط پرداخت.
- خدمات پس از فروش و پشتیبانی در حین برگزاری.
برای اینکه بدانید چه نکات حقوقی را باید رعایت کنید، حتما نگاهی به نکات حقوقی مهم در نمونه قرارداد غرفه سازی نمایشگاهی بیندازید.
قدم سوم: طراحی سه بعدی و تاییدیه های فنی
در این بخش از پروسه غرفه سازی، ایده ها تبدیل به تصویر می شوند. تیم طراحی با استفاده از نرم افزارهایی مثل 3D Max، طرح اولیه را بر اساس هویت بصری (CI) برند شما آماده می کند.
اصول طراحی کاربردی
طراحی فقط زیبایی نیست؛ باید کاربردی هم باشد. مسیر حرکت بازدیدکننده (Customer Journey) در غرفه باید به گونه ای باشد که او را به سمت محصولات کلیدی هدایت کند.
- زون بندی: تفکیک فضای اطلاعات (اینفورمیشن)، فضای نمایش محصول و فضای مذاکره.
- نورپردازی: استفاده از نورهای محیطی و موضعی برای برجسته کردن لوگو و کالاها. اگر می خواهید بدانید چگونه با نور بازی کنید، مقاله اصول نورپردازی غرفه نمایشگاهی برای جذب حداکثری مخاطب را از دست ندهید.
اخذ تاییدیه فنی (Design Approval)
پس از تایید طرح توسط شما، طرح باید به تایید واحد فنی نمایشگاه برسد. مهندسین نمایشگاه نقشه ها را از نظر ایستایی، ایمنی برق و ارتفاع مجاز بررسی می کنند. ویونا تمام این مراحل اداری را برای شما انجام می دهد تا درگیر کاغذبازی نشوید.
قدم چهارم: اخذ مجوزهای نمایشگاهی و فرم های ارزی ریالی
یکی از پیچیده ترین بخش های مراحل ساخت غرفه در ایران، درگیری با قوانین ارزی و ریالی است. اگر کالای شما خارجی باشد یا برند خارجی را تبلیغ کنید، هزینه های شما به صورت ارزی محاسبه می شود.
چک لیست مجوزها:
- مجوز غرفه سازی: تاییدیه طرح و نقشه های فنی (الکتریکال و معماری).
- مجوز برق: خرید انشعاب برق سه فاز یا تک فاز بر اساس مصرف تجهیزات.
- کارت شناسایی: صدور کارت سینه برای پرسنل غرفه ساز و غرفه داران.
- مجوز ورود کالا: برگه خروج و ورود کالاها و تجهیزات به محوطه نمایشگاه.
ما در ویونا گروپ با تسلط بر تمامی قوانین روز نمایشگاه، این مسیر پر پیچ و خم را برای شما هموار می کنیم.
قدم پنجم: ساخت در کارگاه نجاری
برخلاف تصور عموم، بخش اعظمی از کار در محل نمایشگاه انجام نمی شود. برای افزایش سرعت و دقت، سازه های اصلی در کارگاه نجاری ساخته می شوند. این مرحله از اجرای غرفه نمایشگاهی بسیار حیاتی است.
برش کاری و مونتاژ اولیه
الواح چوبی (نئوپان یا MDF) طبق نقشه های دقیق برش می خورند. کلاف کردن (ساخت اسکلت چوبی) و ساخت باکس ها، کانترها و سردرب ها در این مرحله انجام می شود. استفاده از چوب با کیفیت و خشک در این مرحله تضمین می کند که سازه بعد از نصب تاب بر ندارد و ترک نخورد.
نقاشی و زیرسازی اولیه
برای صرفه جویی در زمان و جلوگیری از بوی بد رنگ در سالن نمایشگاه، معمولاً یک دست بتونه و آستر رنگ در کارگاه روی قطعات زده می شود. این کار باعث می شود در محل نمایشگاه فقط نیاز به لکه گیری و رنگ نهایی باشد.
قدم ششم: اجرای غرفه نمایشگاهی در محل سالن
اینجاست که هیجان به اوج می رسد. معمولاً ۳ تا ۴ روز قبل از افتتاحیه، درب سالن ها برای غرفه سازان باز می شود. تیم اجرایی ویونا با تجهیزات کامل وارد سالن شده و عملیات نصب را آغاز می کند.
۱. کف سازی (Flooring)
اولین قدم در سالن، اجرای کف است. کف غرفه معمولاً ۱۰ تا ۱۵ سانتی متر از سطح زمین بالاتر می آید (پلتفرم) تا هم کابل های برق و شبکه از زیر آن رد شوند و هم غرفه جلوه بهتری پیدا کند. سپس روی پلتفرم با پارکت، لمینت یا موکت پوشانده می شود.
۲. نصب سازه و دیواره ها
قطعات ساخته شده در کارگاه (پارتیشن ها، ستون ها و آرک ها) به محل منتقل شده و مانند یک پازل بزرگ به هم متصل می شوند. تراز بودن دیوارها در این مرحله بسیار مهم است.
۳. سیم کشی و تاسیسات
قبل از بستن نهایی دیوارها و سقف کاذب، تکنسین های برق تمام کابل کشی ها را انجام می دهند. نصب هالوژن ها، پروژکتورها و تابلوهای برق فیوزدار در این مرحله صورت می گیرد. ایمنی در برق کشی خط قرمز ماست تا از هرگونه حادثه جلوگیری شود.
۴. نقاشی نهایی
پس از نصب کامل، درزهای بین قطعات بتونه کاری و سمباده زنی می شود. سپس نقاشان ماهر، رنگ نهایی (معمولاً اکرلیک یا پلاستیک با کیفیت) را اجرا می کنند تا سطحی یکدست و بی نقص ایجاد شود.
اگر بودجه محدودتری دارید و نمی خواهید از سازه های چوبی سنگین استفاده کنید، پیشنهاد ما استفاده از اسپیس فریم است. برای آشنایی با این روش می توانید صفحه اجاره اسپیس فریم در تهران و کرج را ببینید.
قدم هفتم: نصب گرافیک، لوگو و تبلیغات محیطی
غرفه بدون گرافیک، روحی ندارد. پس از خشک شدن رنگ، نوبت به نصب استیکرها، لایت باکس ها (Light Box)، لوگوهای برجسته (استایروفوم یا پلکسی) و پوسترهای تبلیغاتی می رسد.
- لایت باکس: استفاده از تصاویر با نور پس زمینه جذابیت بصری را دوچندان می کند.
- کات اوت (Cut Out): برش های خاص از لوگو یا محصول روی دیوارها.
- نوشته های روز رنگ: برای درج شعار سازمانی و اطلاعات تماس.
برای اینکه بدانید چگونه ابزارهای تبلیغاتی را انتخاب کنید، مقاله ۱۰ ابزار تبلیغاتی پرکاربرد در غرفه های نمایشگاهی راهنمای خوبی برای شماست.
قدم هشتم: تجهیز و مبلمان و چیدمان نهایی
سازه آماده است، حالا باید آن را قابل سکونت کرد. این مرحله شامل آوردن مبلمان، میز و صندلی، تجهیزات صوتی و تصویری و گل آرایی است.
چک لیست تجهیزات ضروری:
- مبلمان VIP: برای جلسات مهم با مدیران.
- میز و صندلی CIP: برای پذیرایی از بازدیدکنندگان عمومی.
- کانتر اینفورمیشن: پیشخوان ورودی برای پاسخگویی اولیه.
- آبسردکن، چای ساز و یخچال: برای بخش آبدارخانه (Catering).
- جا کاتالوگی: برای نظم دهی به بروشورها.
شما می توانید تمامی این اقلام را به جای خرید، اجاره کنید. برای دیدن لیست کامل تجهیزات و خدمات ما، به صفحه اجاره تجهیزات نمایشگاهی مراجعه کنید. همچنین اگر نمی دانید دقیقا چه چیزی نیاز دارید، لیست تجهیزات مورد نیاز برای غرفه نمایشگاه را چک کنید.
جدول زمان بندی مراحل ساخت غرفه (نمونه اجرایی)
برای درک بهتر زمان بندی، جدول زیر یک نمونه استاندارد از برنامه ریزی ماست:
| مرحله | فعالیت | مدت زمان تقریبی | مسئول |
| ۱ | مشاوره و عقد قرارداد | ۴۵ روز قبل از نمایشگاه | کارفرما و ویونا |
| ۲ | طراحی سه بعدی و تاییدیه | ۳۰ روز قبل از نمایشگاه | تیم طراحی |
| ۳ | اخذ مجوزها و فرم ها | ۲۰ روز قبل از نمایشگاه | تیم اداری ویونا |
| ۴ | ساخت در کارگاه (نجاری) | ۱۵ روز قبل از نمایشگاه | تیم فنی |
| ۵ | تحویل زمین و کف سازی | ۴ روز قبل از افتتاحیه | تیم اجرایی |
| ۶ | نصب سازه و نقاشی | ۳ روز قبل از افتتاحیه | تیم اجرایی |
| ۷ | برق کشی و گرافیک | ۲ روز قبل از افتتاحیه | تیم فنی و گرافیک |
| ۸ | نظافت و تجهیز مبلمان | ۱ روز قبل از افتتاحیه (شب آخر) | تیم پشتیبانی |
قدم نهم: مدیریت غرفه و خدمات حین برگزاری
کار مجتمع خدمات نمایشگاهی ویونا با تحویل کلید غرفه تمام نمی شود. مدیریت صحیح در روزهای برگزاری نمایشگاه کلید موفقیت شماست.
پذیرایی و تشریفات
پذیرایی حرفه ای نشان دهنده احترام شما به مشتری است. استفاده از ظروف شیک، قهوه گرم و نوشیدنی های خنک تاثیر زیادی در مذاکرات دارد. برای دریافت خدمات حرفه ای می توانید روی خدمات پذیرایی نمایشگاهی ما حساب کنید.
پرسنل آموزش دیده
زیباترین غرفه دنیا هم بدون پرسنل خوش برخورد و حرفه ای شکست می خورد. پرسنل باید لباس متحدالشکل داشته باشند و با اصول زبان بدن آشنا باشند. اگر نیاز به آموزش تیم خود دارید، مقاله آموزش غرفه داری حرفه ای و اصولی را مطالعه کنید.
قدم دهم: جمع آوری و تخریب
پس از پایان نمایشگاه، آخرین مرحله از مراحل ساخت غرفه شروع می شود. طبق قوانین نمایشگاه، معمولاً ۴۸ ساعت فرصت دارید تا غرفه را تخریب کرده و سالن را تمیز تحویل دهید.
- باز کردن تجهیزات: ابتدا لوازم اجاره ای، صوتی تصویری و مبلمان خارج می شوند.
- تخریب سازه: دیوارهای چوبی و کف سازی با احتیاط جدا می شوند.
- نظافت نهایی: کف سالن باید از هرگونه رنگ، چسب و زباله پاک شود تا جریمه ای متوجه شرکت نشود. تیم ویونا این کار را با سرعت و دقت انجام می دهد تا ضمانت نامه شما آزاد شود.
نکات کلیدی برای کاهش هزینه ها در پروسه غرفه سازی
همه دوست دارند بهترین غرفه را داشته باشند، اما بودجه محدودیت ایجاد می کند. در اینجا چند ترفند برای مدیریت هزینه ها در مراحل ساخت غرفه آورده ایم:
- ثبت نام زود هنگام: هرچه زودتر قرارداد ببندید، هزینه های فورس ماژور (اضافه کاری شبانه کارگران) حذف می شود.
- استفاده از تجهیزات اجاره ای: خرید مبلمان یا تلویزیون شهری برای ۴ روز منطقی نیست. اجاره کردن به شدت هزینه ها را کاهش می دهد.
- طراحی مینیمال: طرح های پیچیده با قوس های زیاد، هزینه نجاری و متریال را بالا می برند. زیبایی در سادگی است.
- استفاده مجدد: اگر در چندین نمایشگاه در سال شرکت می کنید، می توان غرفه را به صورت ماژولار طراحی کرد تا قابلیت بازیافت و استفاده مجدد داشته باشد.
برای اینکه بدانید چگونه می توانید یک غرفه اقتصادی ولی شیک داشته باشید، پیشنهاد می کنیم مقاله ۵ راهکار برای غرفه سازی ارزان و اقتصادی را مطالعه کنید.
تفاوت طراحی و ساخت غرفه با طراحی و ساخت غرفه های نمایشگاهی
شاید این تیتر کمی گیج کننده باشد، اما منظور تفاوت بین “محصول نهایی” و “خدمات مداوم” است. در صفحه طراحی و ساخت غرفه های نمایشگاهی ما توضیح داده ایم که ویونا صرفاً یک سازنده نیست، بلکه شریک تجاری شماست. ما در تمام مراحل، از ایده پردازی تا اجرا، با در نظر گرفتن پرسونای مخاطب شما و ماهیت محصولتان، بهترین راهکار را ارائه می دهیم.
اهمیت مکان غرفه و تاثیر آن بر مراحل ساخت
موقعیت مکانی غرفه در سالن (جزیره، نبش، یا ردیفی) تاثیر مستقیمی بر مراحل ساخت غرفه دارد.
- غرفه های جزیره: از ۴ طرف باز هستند و نیاز به طراحی ۳۶۰ درجه و فینیشینگ تمیز از همه زوایا دارند.
- غرفه های ردیفی: فقط از یک طرف باز هستند و تمرکز روی سردرب و دیوار عقبی است.
ما در ویونا گروپ قبل از شروع طراحی، چک لیست آماده سازی غرفه قبل از نمایشگاه بین المللی را با توجه به موقعیت مکانی شما بررسی می کنیم تا هیچ نکته ای از قلم نیفتد.
پرسش های متداول
در ادامه به برخی از سوالات پرتکرار شما درباره مراحل ساخت غرفه پاسخ می دهیم:
حداقل زمان مورد نیاز برای ساخت غرفه چقدر است؟
به طور ایده آل باید ۴۵ روز قبل از نمایشگاه اقدام کنید. اما برای ساخت فیزیکی، حدود ۱۰ روز کار در کارگاه و ۳ تا ۴ روز نصب در نمایشگاه زمان نیاز است. البته در پروژه های فورس ماژور، ویونا توانایی مدیریت زمان فشرده را نیز دارد.
آیا هزینه طراحی جدا از هزینه ساخت محاسبه می شود؟
در بسیاری از شرکت ها بله، اما در مجتمع ویونا در صورت عقد قرارداد ساخت، هزینه طراحی معمولاً به عنوان تخفیف در نظر گرفته شده و کسر می گردد (رایگان محاسبه می شود).
تفاوت غرفه سازی خودساز (اسپشیال) با مدولار چیست؟
غرفه های مدولار از سازه های پیش ساخته آلومینیومی (مثل ماکسیما یا تتریس) تشکیل می شوند و سرعت نصب بالایی دارند اما محدودیت در طراحی دارند. غرفه های خودساز (چوبی) کاملاً سفارشی طراحی و ساخته می شوند و پرستیژ بسیار بالاتری دارند.
آیا مجوزهای برق و انشعابات بر عهده کارفرماست یا پیمانکار؟
پرداخت هزینه های قانونی انشعابات (برق، اینترنت و…) به حساب شرکت سهامی نمایشگاه ها بر عهده کارفرماست، اما تمامی مراحل اداری، پر کردن فرم ها و پیگیری های فنی توسط تیم ویونا انجام می شود.
اگر در حین نمایشگاه مشکلی برای غرفه پیش بیاید چه باید کرد؟
تیم پشتیبانی فنی ویونا در تمام روزهای برگزاری در نمایشگاه (مستقر در سالن ۱۲) حضور دارند و هرگونه مشکل احتمالی (مثل قطع برق، خرابی شیرآلات و…) را در سریع ترین زمان ممکن رفع می کنند.
آیا امکان بازدید از کارگاه ساخت وجود دارد؟
بله، ما همواره از کارفرمایان دعوت می کنیم تا در مرحله ساخت در کارگاه نجاری حضور یابند و از نزدیک کیفیت متریال و روند پیشرفت کار را مشاهده کنند.
چه نوع کف سازی برای غرفه بهتر است؟
بستگی به بودجه و طرح دارد. پارکت لمینت ظاهری گرم و اداری می دهد. موکت ارزان تر است و صدا را جذب می کند. کف شیشه ای (با نورپردازی زیر آن) بسیار لوکس است اما هزینه بالاتری دارد.
آیا بیمه غرفه و تجهیزات ضروری است؟
بله، طبق قوانین نمایشگاه، بیمه مسئولیت مدنی و آتش سوزی الزامی است. ما در پروسه اخذ مجوزها، امور مربوط به بیمه را نیز برای شما پیگیری می کنیم.
ارتفاع مجاز غرفه سازی چقدر است؟
در اکثر سالن های نمایشگاه بین المللی تهران، ارتفاع مجاز ۴.۵ متر است. برای ارتفاع بیشتر نیاز به مجوز خاص و محاسبات ایستایی دقیق تر است.
چگونه می توانم با ویونا گروپ تماس بگیرم؟
شما می توانید برای مشاوره رایگان با شماره های ۰۹۱۹۲۴۲۳۷۰۲ یا ۰۲۱۷۷۹۵۲۲۷۸ تماس بگیرید و یا به صورت حضوری به دفتر ما در سالن ۱۲ نمایشگاه مراجعه کنید.
نتیجه گیری
مراحل ساخت غرفه فرایندی است که اگر به درستی مدیریت شود، می تواند برند شما را در ذهن هزاران بازدیدکننده حک کند. از برنامه ریزی اولیه و طراحی خلاقانه گرفته تا اجرای دقیق و چیدمان نهایی، هر مرحله نیازمند تخصص و تجربه است. اشتباه در هر یک از این مراحل می تواند منجر به هدر رفت سرمایه و فرصت سوزی شود.
مجتمع خدمات نمایشگاهی ویونا با تیمی مجرب و متخصص، و با استقرار دائم در نمایشگاه بین المللی تهران، آماده است تا این بار سنگین را از روی دوش شما بردارد و تجربه ای لذت بخش و بی دغدغه از حضور در نمایشگاه برایتان رقم بزند. ما متعهد هستیم که ویترین کسب و کار شما را به بهترین شکل ممکن بسازیم.
همین امروز برای شروع یک همکاری حرفه ای اقدام کنید.
تلفن تماس: ۰۹۱۹۲۴۲۳۷۰۲ – ۰۲۱۷۷۹۵۲۲۷۸
اینستاگرام: viona._group
آدرس: نمایشگاه بین المللی تهران، سالن ۱۲برای اطلاعات بیشتر درباره نمایشگاه های پیش رو، می توانید به وبسایت رسمی نمایشگاه بین المللی تهران مراجعه کنید.