اجاره تجهیزات همایش و کنفرانس و سمینار (صوتی، تصویری و ترجمه)

راهنمای جامع اجاره تجهیزات همایش و کنفرانس و سمینار در سال ۱۴۰۴. از سیستم‌های صوتی و تصویری تا ترجمه همزمان. با مجتمع ویونا (مستقر در سالن ۱۲) تماس بگیرید.

برگزاری یک رویداد موفق، چه یک همایش علمی باشد، چه یک سمینار آموزشی یا یک کنفرانس بین المللی تجاری، نیازمند هماهنگی دقیق صدها جزئیات مختلف است. اما در میان تمام این مولفه ها، یک بخش وجود دارد که اگر به درستی کار نکند، تمام تلاش های شما را در کسری از ثانیه نابود می کند: تجهیزات فنی. تصور کنید در میانه سخنرانی کلیدی، میکروفون قطع شود، یا تصویر پروژکتور ناواضح باشد. این کابوس هر برگزارکننده ای است. اجاره تجهیزات همایش و کنفرانس و سمینار از یک تامین کننده معتبر، راهکاری است که نه تنها ریسک های فنی را به صفر می رساند، بلکه هزینه های سرمایه گذاری شما را نیز به شدت کاهش می دهد.

مجتمع خدمات نمایشگاهی ویونا، با استقرار دائمی دفتر خود در قلب نمایشگاه بین المللی تهران (سالن ۱۲)، دسترسی بی نظیری به منابع و پشتیبانی فنی لحظه ای دارد. ما فقط تجهیزات اجاره نمی دهیم؛ ما آرامش خاطر را برای رویداد شما تضمین می کنیم. از سیستم های صوتی پیشرفته تا ویدئو وال های غول پیکر و سیستم های ترجمه همزمان، ویونا شریک استراتژیک شما در برگزاری رویدادهای بی نقص است.

برای دریافت مشاوره فنی رایگان و رزرو تجهیزات برای رویداد بعدی خود، همین حالا با تیم متخصص ما تماس بگیرید:

• شماره تماس مستقیم: ۰۹۱۹۲۴۲۳۷۰۲ و ۰۲۱۷۷۹۵۲۲۷۸
• آدرس دفتر مرکزی: تهران، نمایشگاه بین‌المللی، سالن ۱۲
• اینستاگرام: viona._group

در این مقاله جامع، ما تمام آنچه را که باید درباره انتخاب، قیمت و مشخصات فنی تجهیزات مورد نیاز برای همایش ها بدانید، بررسی خواهیم کرد.

اجاره تجهیزات همایش و کنفرانس و سمینار

اجاره تجهیزات همایش و کنفرانس و سمینار به فرآیند تامین موقت سخت افزارها و سیستم های فنی مورد نیاز برای برگزاری رویدادهای عمومی و تخصصی گفته می شود. این خدمات شامل طیف وسیعی از ابزارهاست: سیستم های صوتی (باند، میکروفون، میکسر)، سیستم های تصویری (ویدئو وال، پروژکتور، نمایشگر)، نورپردازی صحنه، تجهیزات ترجمه همزمان برای رویدادهای بین المللی، و حتی ملزومات رفاهی مانند صندلی و تریبون. هدف اصلی از این سرویس، دسترسی برگزارکنندگان به جدیدترین تکنولوژی های روز دنیا بدون نیاز به خرید و نگهداری پرهزینه آنهاست. با استفاده از این خدمات، سازمان ها می توانند کیفیت برگزاری رویداد خود را ارتقا داده و تمرکز خود را بر محتوای برنامه معطوف کنند، در حالی که تیم فنی پیمانکار مسئولیت نصب، راه اندازی و پشتیبانی تجهیزات را بر عهده می گیرد.

چرا اجاره تجهیزات بهتر از خرید آن است؟

بسیاری از شرکت ها و سازمان ها با این سوال مواجه هستند که آیا باید تجهیزات را خریداری کنند یا اجاره؟ در ۹۰ درصد مواقع، اجاره گزینه منطقی تری است. تکنولوژی های صوتی و تصویری با سرعت سرسام آوری در حال پیشرفت هستند. ویدئو والی که امروز خریداری می کنید، شاید دو سال دیگر قدیمی محسوب شود. با اجاره تجهیزات همایش و کنفرانس و سمینار، شما همیشه به مدرن ترین دستگاه ها دسترسی دارید. علاوه بر این، هزینه نگهداری، انبارداری و تعمیرات این تجهیزات بسیار بالاست. با برون سپاری این بخش به شرکت های تخصصی مانند خدمات برگزاری همایش و سمینار از ۰ تا ۱۰۰ ویونا، شما تنها هزینه استفاده در روز رویداد را پرداخت می کنید.

تجهیزات تصویری: چشم نواز و خیره کننده

در دنیای امروز، محتوای بصری پادشاه است. مخاطبان شما انتظار دارند که اسلایدها، ویدیوها و تصاویر را با بالاترین کیفیت و وضوح ببینند. انتخاب تجهیزات تصویری مناسب به ابعاد سالن، تعداد حضار و میزان نور محیط بستگی دارد.

ویدئو وال (Video Wall) و تلویزیون های شهری

برای سالن های بزرگ و همایش هایی که نیاز به تاثیرگذاری بصری بالا دارند، هیچ چیز جایگزین ویدئو وال نمی شود. این نمایشگرهای عظیم که از اتصال پنل های LED کوچکتر تشکیل شده اند، شدت نور بسیار بالایی دارند و حتی در محیط های پرنور نیز تصویری درخشان ارائه می دهند.

• مزیت: قابلیت تغییر سایز و ابعاد بر اساس نیاز صحنه.
• کاربرد: پخش تیزر، پس زمینه متحرک سن، نمایش زنده دوربین ها. شما می توانید برای بررسی مدل ها و قیمت ها، به صفحه تخصصی اجاره ویدئو وال (Video Wall) نمایشگاهی در سایت ویونا مراجعه کنید. همچنین برای نمایشگرهای کوچکتر جهت نمایش اطلاعات جانبی در لابی یا راهروها، اجاره ال سی دی نمایشگاهی و تلویزیون شهری گزینه ای ایده آل است.

ویدئو پروژکتور و پرده نمایش

برای سمینارهای آموزشی یا جلسات در سالن های تاریک تر، ویدئو پروژکتور همچنان یک گزینه اقتصادی و محبوب است. نکته کلیدی در اجاره پروژکتور، توجه به قدرت روشنایی (انسی لومن) و رزولوشن دستگاه است. برای یک سالن همایش متوسط، پروژکتوری با حداقل ۵۰۰۰ انسی لومن پیشنهاد می شود تا متون خوانا باشند.

تجهیزات صوتی: صدایی شفاف و رسا

صدا، روح همایش شماست. اگر مخاطب نتواند صدای سخنران را بشنود یا صدا با نویز و اکو همراه باشد، بهترین محتوا نیز بی ارزش خواهد شد. سیستم صوتی باید بر اساس آکوستیک سالن مهندسی شود.

انواع میکروفون کنفرانس

• میکروفون بی سیم (Handheld): برای مجری و پرسش و پاسخ حضار.
• میکروفون یقه ای (Lavalier): برای سخنرانانی که نیاز به حرکت دست دارند.
• میکروفون هدمیک (Headset): برای ارائه های آموزشی و اکتیو.
• میکروفون رومیزی (Gooseneck): مخصوص میز پنل و کنفرانس های مطبوعاتی. این میکروفون ها معمولا دارای سیستم رای گیری و اولویت سخنرانی هستند.

باند و اسپیکر (Active vs Passive)

انتخاب بین باندهای اکتیو (که آمپلی فایر داخلی دارند) و پسیو بستگی به ابعاد پروژه دارد. برای همایش های سریع و جمع و جور، باندهای اکتیو به دلیل سهولت نصب ترجیح داده می شوند. تیم فنی ویونا قبل از رویداد، با بررسی سالن (Sound Check)، چیدمان باندها را طوری تنظیم می کنند که صدا در تمام نقاط سالن یکنواخت شنیده شود و از فیدبک (سوت کشیدن) جلوگیری شود.

سیستم های ترجمه همزمان (Simultaneous Interpretation)

اگر مهمانان خارجی دارید یا میزبان یک کنگره بین المللی هستید، اجاره تجهیزات ترجمه همزمان یک ضرورت مطلق است. این سیستم به مترجم اجازه می دهد تا همزمان با صحبت سخنران، ترجمه را انجام دهد و مخاطبان از طریق گوشی های مخصوص، زبان مورد نظر خود را بشنوند.

اجزای سیستم ترجمه همزمان:

۱. کیوسک مترجم (Booth): اتاقک های عایق صدا که مترجم در آن مستقر می شود تا صدای محیط مزاحم تمرکز او نشود. ۲. کنسول مترجم: دستگاهی که مترجم صدا را دریافت و ارسال می کند. ۳. فرستنده و گیرنده (Headsets): گوشی های بی سیم که در اختیار حضار قرار می گیرد. سیستم های مدرن از تکنولوژی مادون قرمز (IR) استفاده می کنند که امنیت و کیفیت بالایی دارد و تداخلی با امواج رادیویی موبایل ایجاد نمی کند.

مجتمع ویونا با ارائه پکیج های کامل ترجمه همزمان، امکان برگزاری رویدادهای چندزبانه را با بالاترین استاندارد جهانی فراهم می کند.

تجهیزات جانبی و رفاهی همایش

تجهیزات فنی تنها بخشی از نیازهای یک همایش هستند. راحتی و آسایش مهمانان نیز باید تامین شود. گاهی اوقات سالن انتخابی شما صندلی کافی ندارد یا چیدمان آن مناسب ورکشاپ نیست.

مبلمان و صندلی

انتخاب صندلی مناسب برای نشستن طولانی مدت بسیار مهم است. برای بخش VIP معمولا از مبل های نیم ست چرمی و برای بخش عمومی از صندلی های شیواری یا کنفرانسی استفاده می شود. اگر به دنبال تجهیز سالن خود هستید، می توانید از خدمات اجاره روزانه صندلی در تهران برای همایش و مراسم استفاده کنید. همچنین برای میزهای پذیرش و کانترهای اطلاعات، اجاره مبلمان نمایشگاهی برای غرفه (VIP) | اداری و راحتی گزینه های متنوعی را پیش روی شما می گذارد.

تریبون و استیج

تریبون سخنرانی باید ظاهری شکیل داشته باشد و امکانات قرارگیری لپ تاپ، آب و میکروفون را فراهم کند. همچنین سن و استیج مدولار برای ایجاد سطح ارتفاع مناسب سخنران نسبت به حضار ضروری است.

نقش حیاتی مکان برگزاری: سالن های همایش

گاهی اوقات شما تجهیزات را اجاره نمی کنید، بلکه به دنبال مکانی هستید که خود دارای تجهیزات باشد. انتخاب سالن مناسب، اولین قدم در برنامه ریزی است. تهران دارای سالن های متعددی با ظرفیت ها و امکانات مختلف است. برای انتخاب هوشمندانه، پیشنهاد می کنیم راهنمای اجاره سالن سمینار تهران: لیست بهترین سالن های سمینار و همایش را مطالعه کنید. این راهنما به شما کمک می کند تا سالنی را پیدا کنید که زیرساخت های لازم برای نصب تجهیزات اجاره ای شما را داشته باشد.

خدمات مکمل: از پذیرایی تا نیروی انسانی

یک همایش موفق، ترکیبی از تکنولوژی و خدمات انسانی است. پس از تامین اجاره تجهیزات همایش و کنفرانس و سمینار، باید به فکر پذیرایی و نیروی اجرایی باشید.

پذیرایی (Catering)

کیفیت میان وعده ها و ناهار، تاثیر مستقیمی بر رضایت شرکت کنندگان دارد. ویونا با ارائه خدمات پذیرایی نمایشگاهی و همایشی، منوهای متنوعی از فینگرفود تا غذاهای گرم را با سرویس دهی VIP ارائه می دهد.

تشریفات و نیروی انسانی

شما به افرادی نیاز دارید که میکروفون را بین حضار بگردانند، خوش آمدگویی کنند و راهنمای مهمانان باشند. استفاده از نیروهای آموزش دیده، نظم رویداد شما را تضمین می کند. خدمات تشریفات و برگزاری ایونت در تهران و کرج شامل تامین مهمانداران حرفه ای و تیم تشریفات است.

چرا مجتمع خدمات نمایشگاهی ویونا؟

در بازار شلوغ خدمات مجالس و همایش، چرا باید ویونا را انتخاب کنید؟ ۱. استقرار در سالن ۱۲ نمایشگاه بین المللی: ما در قلب رویدادهای کشور هستیم. اگر همایش شما در محل نمایشگاه یا اطراف آن است، هیچکس سریع تر از ما نمی تواند به شما سرویس دهد. ۲. تجهیزات مدرن و به روز: ما دائما در حال نوسازی انبار تجهیزات خود هستیم. شما هیچگاه تجهیزات مستهلک یا خراب تحویل نخواهید گرفت. ۳. تیم فنی متخصص: اپراتورهای ما فقط نصاب نیستند؛ آنها متخصصان صدا و تصویر هستند که در طول رویداد در کنار شما می مانند تا هرگونه مشکل احتمالی را در لحظه برطرف کنند. ۴. خدمات جامع (Full Service): از تامین و اجاره تجهیزات نمایشگاهی تا اجرا و مدیریت کامل رویداد، ما همه نیازهای شما را زیر یک سقف برآورده می کنیم.

لیست چک لیست تجهیزات مورد نیاز همایش

برای اینکه چیزی را از قلم نیندازید، این لیست را مرور کنید:

• صوت: میکروفون (بی سیم، یقه ای، تریبونی)، باند (اصلی و مانیتور)، میکسر صدا.
• تصویر: ویدئو وال یا پروژکتور، لپ تاپ پرزنت، سوئیچر تصویر، دوربین فیلمبرداری.
• نور: پروژکتورهای موضعی (برای سن)، نورپردازی محیطی (Ambiance).
• ترجمه: یونیت مرکزی، کیوسک، گوشی گیرنده.
• سازه: استیج، اسپیس فریم (برای بنرها)، تریبون.
• اینترنت: مودم های پرسرعت و پهنای باند اختصاصی برای لایو استریم.

پخش زنده و هیبرید کردن همایش (Live Streaming)

در سال های اخیر، برگزاری همایش های هیبرید (ترکیبی از حضوری و آنلاین) به یک استاندارد تبدیل شده است. برای این کار، شما به تجهیزات تخصصی تری نیاز دارید:

• کارت کپچر (Capture Card) برای انتقال تصویر دوربین به کامپیوتر.
• دوربین های PTZ یا حرفه ای.
• پلتفرم پخش زنده پایدار. تیم ویونا تجربه گسترده ای در راه اندازی استودیوهای موقت در محل همایش برای پخش زنده با کیفیت تلویزیونی دارد.

تاثیر نورپردازی در اتمسفر همایش

نورپردازی فقط برای دیده شدن نیست؛ برای ایجاد حس و حال است. استفاده از نورهای رنگی سازمانی بر روی دیوارهای سالن، استفاده از نورهای Follow Spot برای دنبال کردن سخنران، و نورهای گرم برای زمان پذیرایی، همگی بر ناخودآگاه مخاطب تاثیر می گذارند و رویداد شما را حرفه ای تر نشان می دهند. در بسته های اجاره تجهیزات همایش و کنفرانس و سمینار ویونا، طراحی نورپردازی نیز لحاظ می شود.

پرسش های متداول

هزینه اجاره ویدئو وال چگونه محاسبه می شود؟

هزینه ویدئو وال معمولا بر اساس متر مربع و تعداد روزهای اجاره محاسبه می شود. رزولوشن (دات پیچ) دستگاه نیز در قیمت موثر است. هرچه دات پیچ کمتر باشد (کیفیت بالاتر)، قیمت بیشتر است.

آیا اپراتور فنی در طول همایش حضور خواهد داشت؟

بله، صد در صد. در تمام پکیج های صوتی و تصویری ویونا، حضور تکنیسین فنی برای نصب، راه اندازی و نظارت در طول کل برنامه الزامی و رایگان است تا از بروز هرگونه مشکل فنی جلوگیری شود.

حداقل زمان رزرو تجهیزات چقدر است؟

برای رویدادهای کوچک، ۴۸ ساعت قبل نیز امکان پذیر است. اما برای همایش های بزرگ که نیاز به چیدمان ویدئو وال یا سیستم ترجمه دارند، پیشنهاد می کنیم حداقل یک هفته تا ۱۰ روز زودتر اقدام کنید.

آیا امکان اجاره سیستم ترجمه همزمان برای تنها ۱۰ نفر وجود دارد؟

بله، سیستم های ترجمه همزمان مقیاس پذیر هستند و شما می توانید از ۱۰ عدد تا چند هزار عدد گوشی گیرنده سفارش دهید.

تفاوت ویدئو پروژکتور و ویدئو وال چیست و کدام بهتر است؟

ویدئو وال نور بسیار بیشتری دارد و تصویر آن در سالن های روشن اصلا رنگ پریده نمی شود و کنتراست بالایی دارد. پروژکتور ارزان تر است اما نیاز به تاریک کردن سالن دارد. برای همایش های رسمی و بزرگ، ویدئو وال قطعا گزینه بهتری است.

آیا خدمات شما شامل حمل و نقل و نصب می شود؟

بله، تمام قیمت های ارائه شده شامل هزینه حمل، نصب و جمع آوری تجهیزات است و شما هزینه پنهانی پرداخت نخواهید کرد (مگر برای مقاصد خارج از تهران).

برای یک سالن ۵۰۰ نفره چه سیستم صوتی نیاز است؟

این موضوع به آکوستیک سالن بستگی دارد، اما معمولا به ۴ تا ۶ عدد باند اکتیو ۱۵ اینچ، ۲ عدد ساب ووفر و میکسر دیجیتال نیاز است تا صدا به صورت یکنواخت توزیع شود.

آیا تجهیزات ضبط صدا و تصویر همایش را هم دارید؟

بله، ما می توانیم تجهیزات ضبط حرفه ای صدا (رکوردر) و تصویر (دوربین و میکسر تصویر) را تامین کنیم و فایل نهایی را در پایان مراسم تحویل دهیم.

آیا ویونا در شهرستان ها هم خدمات می دهد؟

تمرکز اصلی ما تهران و حومه است، اما برای پروژه های بزرگ همایشی و نمایشگاهی، تیم فنی ما آمادگی اعزام به سراسر کشور را دارد.

چگونه می توانم پیش فاکتور بگیرم؟

کافیست با شماره های شرکت تماس بگیرید و لیست نیازهای خود یا مشخصات سالن و تعداد نفرات را اعلام کنید. کارشناسان ما در کمتر از یک ساعت پیش فاکتور دقیق را برای شما ارسال خواهند کرد.

نتیجه گیری: کیفیت فنی، ضامن اعتبار شماست

در پایان، باید به خاطر داشت که تجهیزات فنی در یک همایش، مانند فونداسیون یک ساختمان هستند. ممکن است در نگاه اول دیده نشوند (اگر درست کار کنند)، اما اگر مشکلی داشته باشند، کل بنای اعتبار شما فرو می ریزد. اجاره تجهیزات همایش و کنفرانس و سمینار از یک مجموعه معتبر، نوعی بیمه برای رویداد شماست.

مجتمع خدمات نمایشگاهی ویونا با درک حساسیت های برگزاری رویدادهای زنده و با تکیه بر سال ها تجربه در نمایشگاه بین المللی تهران، متعهد است که بهترین کیفیت صدا، تصویر و نور را برای شما فراهم کند. اجازه دهید دغدغه های فنی را ما برطرف کنیم تا شما بتوانید بر روی میزبانی شایسته از مهمانان خود تمرکز کنید.

همین امروز برای مشاوره و رزرو تجهیزات با ما تماس بگیرید و تفاوت کیفیت را تجربه کنید.

• تلفن رزرو: ۰۹۱۹۲۴۲۳۷۰۲

دفتر مرکزی: سالن ۱۲ نمایشگاه بین المللی تهران